جمع آوری دانش صریح، شامل یک روش سیستماتیک برای سازماندهی اطلاعات و در دسترس قراردادن و پخش آن و مدیریت منابع اطلاعاتی می باشد که می توان با جمع آوری و ایجاد پایگاه دانش آن را محقق نمود.
جمع آوری دانش ضمنی در سطح سازمان می تواند به دو صورت فعالانه یا انفعالی صورت گیرد.
جمع آوری فعالانه دانش ضمنی :
در روش جمع آوری فعالانه دانش، یک تیم در سازمان بطور پیوسته در کار جمع آوری و ذخیره سازی درسها و تجارب جدید آموخته شده در طی انجام فرآیندهای حرفه هستند. این کار می تواند بصورت انجام مصاحبه های حضوری یا پخش پرسشنامه هایی در فواصل زمانی مشخص صورت پذیرد. پس از اتمام هر مرحله، دانش گردآوری شده با توجه به ملاکهایی ارزش یابی شده و در صورت مناسب تشخیص داده شده به حافظه سازمانی افزوده می گردد.
ملاکهای تشخیص ارزش این دانش نیز توسط همین گروه کاری اعمال می شوند.
این روش به طور مشخص دارای ۳ مشکل عمده است:
اول اینکه - این روش نیازمند دخالت بالای عوامل انسانی برای انجام مصاحبه ها، تهیه پرسشنامه ها، تعیین ملاک های ارزیابی، سنجش و تطبیق دانش گردآوری شده با ملاک های تعیین شده و انتقال دانش به حافظه سازمانی است.
دوم اینکه - زمان انجام و تکمیل فرآیندهای حرفه ای در یک سازمان می تواند بسیار متغیر باشد یعنی در یک فاصله زمانی که یک فرآیند هنوز تکمیل نشده و به نتیجه نرسیده است، فرآیند دیگری ممکن است بارها اجرا شده و نقشها یا افراد درگیر با آن به نتایج مهمی رسیده باشند. بنابراین داشتن تخمین درستی از فواصل زمانی مناسب بین مراحل جمع آوری دانش کار دشواری است.
سوم اینکه - با توجه به ماهیت متفاوت فرآیندهای حرفه ای جاری در سازمان ایجاد یک قالب واحد برای جمع آوری اطلاعات از فرآیندهای حرفه ای مختلف غیرممکن به نظر میرسد به همین دلیل شاید نیازمند به طراحی تیپهای متعددی از پرسشنامه ها و مصاحبه ها باشیم.
جمع آوری انفعالی دانش ضمنی:
در روش جمع آوری انفعالی هر کارمندی خود باید ارزش تجاربی را که در عمل آموخته و اطلاعات بدست آمده از فعالیتهای کاری خود را ارزیابی نموده و دربارة اینکه آیا این اطلاعات باید به حافظه سازمانی افزوده شوند یا خیر تصمیم گیری نماید. مزیتی که این روش نسبت به روش قبلی دارد حل مشکل فواصل زمانی است. یعنی در این روش فرد می تواند به محض کسب تجربه جدید یا روبرو شدن با مشکل آن را به سیستم منتقل نماید. اما این روش نیز دارای مشکلاتی است:
اول اینکه - در این حالت هیچ تضمینی برای انتقال تجارب از فرد به سیستم وجود نداشته و هیچگونه سیستم کنترلی نیز برای مجبور ساختن فرد به این کار وجود ندارد. این عدم انتقال تجارب می تواند به دلیل عدم تمایل فرد به این کار، کمبود وقت، موکول شدن به زمان مناسب و فراموش شدن و یا پیچیدگی انجام این کار باشد . تشویق کارکنان به انتقال تجربیاتشان از قالب یادداشت های شخصی به حافظه سازمانی نه تنها به فرهنگ سازی در درون سازمان نیاز دارد بلکه کارکنان سازمان باید انگیزه و محرک لازم برای ثبت مشاهدات، تجربیات و روشها و روندهای موفقیت آمیز انجام کار خود را در حافظه سازمانی داشته باشند.
دوم ا ینکه - تشخیص ارزش این تجارب و اصطلاحا وزن دهی به آنها برای کاربرانی که به طور معمول تنها با بخشی از یک فرآیند حرفه در ارتباط هستند کار دشواری است. در این حالت کاربران یا تمامی اتفاقات روزمره را برای ثبت ارائه می کنند و یا از کنار بسیاری از موارد مهم که به نظر آنها با اهمیت نمی آیند می گذرند. بنابراین در این روش کمبود یک تیم عملیاتی جهت ارزش دهی تجارب به چشم می خورد.
سوم اینکه - زمان انتقال دانش از افراد با تجربه به حافظه سازمانی نیز مهم است. در اکثر موارد به کارگیری به موقع یک تجربه می تواند تاثیرات بسیار مثبتی در کارائی یک سازمان داشته باشد و همین تجربه پس از گذشت یک زمان معین دیگر کاربرد چندانی نخواهد داشت . اینکه افراد پس از چه زمانی فرصت انتقال تجارب خود به حافظه سازمانی را پیدا کنند نقش مهمی در کارایی حافظه سازمانی تشکیل شده دارد.
چهارم اینکه - روشهای انتقال تجارب باید راحت و ساده و همراه با سیاستهای مشوقانه باشد از آنجائیکه در این روش از انجام مصاحبه یا پرسشنامه خبری نیست افراد باید با یک سیستم خوش تعریف و کاربرپسند برای انتقال تجارب روبرو باشند که قابلیت اطمینان بالایی داشته باشد.
با توجه به معایب هر یک از این دو روش به نظر می رسد که بهترین راه کار ترکیبی خواهد بود از دو روش بالا. در این حالت بجای استفاده از روشهای مصاحبه یا پرکردن پرسشنامه در دوره های مشخص از یک برنامه کاربردی بهره می گیریم تا پرسنل سازمان بتوانند در هر زمان که خواستند از طریق آن تجارب و پیشنهادات خود را به سازمان منتقل نمایند. بدیهی است که چنین سیستمی باید دارای ویژگی های کیفی مانند دسترس پذیری، قابلیت استفاده، کارایی و امنیت باشد. البته همچنان وجود روش های تشویقی و نظارتی جهت استفاده کارمندان از این سیستم لازم و ضروری است.
از طرفی دانش را می توان یک محصول خاص در نظر گرفت، فرآیند تولید آن نیز مانند هر محصول دیگری نیازمند کنترل است . بدون داشتن کنترل بر فرآیند اکتساب دانش، کیفیت دانش بدست آمده قابل تضمین نبوده و نیز تشخیص دانش موثق از تقلبی کار بسیار سختی خواهد بود. مخصوصا اگر اطلاعات موجود به خوبی سازمان دهی نشده یا جهت بازیابی معنایی شاخص گذاری نشده باشند. بنابراین در هر حال مجبور خواهیم بود که از وجود یک تیم ارزیابی برای رد یا قبول مواردی که به سیستم منتقل شده اند استفاده نماییم. اعضا این تیم که جزو تیم معماری سازمان هستند بایستی شناخت کافی از سازمان، شرایط حاکم بر آن و فرآیندهای حرفه جاری در سازمان داشته باشند .
علاوه بر آن از آنجائیکه سازمان موجودیتی است که از محیط اطراف خود تاثیر می پذیرد و بسیاری از اهداف آن در ارتباط با محیط بیرونی تعریف و تعیین می شوند، این گروه باید شرایط و بازار بیرون از سازمان و انتظارات مشتریان سازمان را نیز بشناسند.
روش های کلی جمع آوری دانش ضمنی و صریح عبارتند از:
مرورهای پس از اقدام (After action reviews): ابزاری است که هم اکنون توسط بسیاری از سازمانها مورد استفاده قرار می گیرد تا درس های یادگرفته شده در طول و پس از یک فعالیت یا پروژه را ثبت نمایند.
کانون های عمل : به عنوان " برنامه کاربردی دارای محبوبیت و استاندارد سازی گسترده مدیریت دانش" شناخته می شوند. کانون های عمل افراد را با یکدیگر پیوند می دهند تا دانشی در زمینه موضوعات خاص، توسعه و تسهیم شود.
ممیزی های دانش : یک فرآیند سیستماتیک جهت شناسایی نیازها، منابع و جریان های دانشی است که به عنوان پایه ای برای درک اینکه کجا و چگونه مدیریت دانش می تواند ارزش افزوده بهتر ایجاد کند، شناخته می شود.
مصاحبه های ترک سازمان: ابزاری برای ثبت دانش کارکنان در حال ترک سازمان.
تجارب برتر (Best Practice): رویکردهایی برای ثبت بهترین اقدامات کشف شده در یک بخش از سازمان و تسهیم آن برای سود بردن همه افراد.
مراکز دانش: مشابه کتابخانه ها با یک محدوده وسیع تر شامل اتصال افراد به یکدیگر به همراه اتصال افراد به اطلاعات موجود در اسناد و پایگاه های داده.
Knowledge Harvesting: ابزار مورد استفاده برای ثبت دانش خبرگان، دردسترس قرار دادن وسیع آن در اختیار دیگران.
کمک همکاران (Peer Assists): ابزاری برای یادگیری از تجربه دیگران، بویژه درون سازمان. قبل از شروع یک فعالیت یا پروژه.
تجزیه و تحلیل شبکه اجتماعی : نگاشت روابط بین افراد، گروهها، و سازمانها برای درک اینکه چگونه این روابط جریان های دانشی را تسهیل می کند و یا از آن ممانعت می ورزد.
با سلام ، پیشنهاد می کنم فوت یادداشتها یکسان باشد ، و برای هر یادداشت یک فونت مجزا در نظر گرفته نشود .این طوری بهتر است